e-Fap: modernização permitirá que bolsistas acessem processos na internet

Com o objetivo de melhorar o contato e a troca de informações com os pesquisadores, a FAPERJ está desenvolvendo um sistema informatizado que permitirá o envio e o acompanhamento de  solicitações e propostas através da internet.

Atualmente, para se candidatar a uma bolsa, solicitar um auxílio ou realizar uma inscrição num determinado edital, o pesquisador precisa ir ao site da FAPERJ, baixar formulários e entregá-los na Fundação ou enviá-los pelos Correios. Por ora, o acompanhamento dos processos pelos pesquisadores só pode ser feito por telefone ou via e-mail. Com o novo sistema, será possível fazer solicitações e acompanhar o andamento de processos através de uma simples página web, sem necessidade de download. Também terão acesso ao sistema pessoas que colaboram com a FAPERJ, mas não dão expediente na Fundação, como assessores ad hoc e coordenadores de área.

De acordo com o diretor-presidente da FAPERJ, Pedricto Rocha Filho, o processo de informatização permitirá uma reorganização interna e irá tornar mais eficiente o contato com o público externo. Para isso, a presidência está investindo na equipe técnica e em equipamentos e software. “A filosofia é buscar eficiência na aplicação, análise, consulta e no acompanhamento dos processos desde a sua entrada até a prestação de contas, favorecendo ainda a transparência da informação e o desenvolvimento de diagnósticos sobre a dinâmica da ciência e tecnologia no Estado do Rio de Janeiro”, explica Rocha Filho.

Batizado de e-Fap, o projeto de atualização da tecnologia da informação teve início com o levantamento dos problemas e a reformulação do setor de suporte interno de informática. A FAPERJ ganhou novos computadores (servidores), mudou as configurações de rede e organizou-se num processo de trabalho que resultou numa melhora sensível na rotina das tarefas dos funcionários da Fundação.

Além da realização de ajustes no suporte de informática, foram diagnosticados entraves no processo de gestão e fluxo da informação organizacional, que ainda é feito de modo manual. De acordo com a gerente de Tecnologia da Informação da FAPERJ, Christine Batelier, o sistema hoje em uso foi desenvolvido para uma demanda muito menor e há uso excessivo de papel. “Além disso, o banco de dados não permite transparência ou a inclusão de novas funções”, acrescenta.

As dificuldades identificadas serão sanadas com a implantação de novos recursos de software, equipamentos e redes, além da reformulação de processos de trabalho. É nesta fase de detalhamento, modelagem e desenvolvimento do novo sistema que o projeto se encontra. O banco de dados irá utilizar software livre, que não requer o pagamento de licença e permite que sejam feitas adaptações futuras. Para garantir o bom fluxo das informações, a FAPERJ usará um sistema de portal corporativo da Lumis, empresa da incubadora tecnológica da PUC-Rio.

Com o sistema, as informações serão centralizadas, permitindo maior controle e transparência, tanto no nível operacional quanto gerencial. De acordo com Christine, a adoção do novo sistema resultará em economia de papel, taxas de correio e outros custos administrativos.

A modernização dará subsídios para a FAPERJ avaliar melhor o seu trabalho institucional e, no futuro, pensar na implementação de novos serviços. É também um sistema de apoio à tomada de decisões, que ajudará a dar mais agilidade à Fundação.

A fase final do projeto – implantação, treinamentos e orientação dos usuários internos e externos – está prevista para o primeiro semestre de 2005. A idéia é começar o acesso online pelos editais, que funcionam de forma independente do Programa Básico (ou “balcão”), de concessão de bolsas e auxílios.

A parte mais crítica, de acordo com Christine, é a migração dos dados de um sistema para o outro, que depende da racionalização prévia da base atual.

O novo sistema também facilitará o cumprimento das regras e exigências, como datas para solicitação de auxílios e de entrega de relatórios, e permitirá identificar pesquisadores com pendências na Fundação.

As mudanças poderão levar ainda a uma reorganização conceitual e formal das próprias regras e termos de contrato das modalidades de fomento da FAPERJ. Até o fim de 2005 todo o sistema deverá estar em funcionamento.