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13/04/2004


Prestação de contas de auxílios


1- Da obrigatoriedade de prestar contas

1.1- Da obrigatoriedade com que dispõe o termo de outorga e aceitação de auxílio, em obediência ao Estatuto da Faperj, a aplicação dos auxílios concedidos pela Fundação, quer a pessoas ou entidades, será obrigatoriedade objeto de prestação de contas.

1.2- A prestação de contas será feita conforme acordado no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio, somente alterado por determinação expressa da Diretoria da Fundação.

2- Da apresentação da prestação de contas

2.1- Os documentos que compõem a prestação de contas deverão ser encaminhados através de ofício (MODELO I) e entregues no PROTOCOLO da FAPERJ, ocasião em que será emitido o comprovante de recebimento:

2.2-
Documentos indispensáveis à prestação de contas:

2.2.1-
Ofício de encaminhamento na forma do (MODELO I);

2.2.2-
Comprovantes de despesas-agrupados em "Despesas Correntes" e "Despesa de Capital", observada a ordem cronológica da aquisição. BALANCETE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS - (MODELO II).

Nota 1:
Todos os documentos deverão ser numerados, para efeito de conferência no ato da entrega no PROTOCOLO, inclusive o ofício de encaminhamento.


Nota 2:
Os documentos deverão ser colados, na parte superior, em folha de papel ofício.


Nota 3:
Cada folha poderá receber mais de um documento, desde que não se sobreponha um ao outro.


Nota 4:
Os comprovantes de despesa com aquisição de equipamentos e/ou material permanente deverão ser relacionados conforme MODELO III.


2.2.3-
Outros documentos, conforme a necessidade, deverão ser apresentados, vide MODELOS IV, V, VI e/ou VII.

2.2.4-
Comprovante de recolhimento do saldo remanescente, se houver, deverá ser apresentado na forma de MODELO VIII.

2.2.5-
Cheques não emitidos inutilizados.

2.2.6-
Extrato bancário ou comprovante de consulta automática de saldo zerado, demonstrando todos os cheques utilizados.

2.3- A prestação de contas das despesas com importação deverá ser apresentada em separado.

2.4- Executando-se especificações constantes no Termo de Outorga, a prestação de contas será composta pela via original do ofício de encaminhamento e originais dos comprovantes de despesa.

2.5- Os recibos passados por professores estrangeiros deverão ser em idioma português.

3 - Da movimentação dos recursos concedidos

3.1- Os recursos recebidos pelo Outorgado serão movimentados através de CONTA ESPECÍFICA aberta no BANERJ - Banco do Estado do Rio de Janeiro, em agência de conveniência do outorgado, para atender EXCLUSIVAMENTE ao desenvolvimento do projeto de pesquisa aprovado pela FAPERJ. Para cada Auxílio recebido, deverá ser aberta uma Conta Específica.

3.2- A abertura da conta, anteriormente referida, será efetuada no prazo máximo de três dias, contados a partir da data de recebimento do CHEQUE-AUXÍLIO.

3.3- O eventual saldo remanescente da utilização do auxílio financeiro deverá ser obrigatoriamente recolhido através de crédito (depósito) em conta da FAPERJ, no BANERJ-agência SEENT, conta no 097.00122-33, conforme MODELO VIII.

4 - Dos documentos de despesas e formalidades exigidas

4.1- Para efeito de prestação de contas, são considerados válidos os seguintes documentos: Nota Fiscal; Nota Fiscal Simplificada (quando revestida das formalidades legais, isto é, impressa tipograficamente, numerada, razão social da firma, endereço, número de registro no cadastro de contribuinte); Nota Fiscal-Fatura quitada, tíquetes de caixa ou cupom fiscal; canhoto de passagem (aérea, marítima ou terrestre); recibo individual contendo o nome e endereço do beneficiário. Nos recibos e notas fiscais deverão mencionar o nome do outorgado, ou, excepcionalmente, o nome da instituição.

4.2- Os documentos de despesas serão sempre "ORIGINAIS", ou seja, 1as vias.

4.3- Nas Notas Fiscais de Consumo de gasolina, óleo, lubrificantes, aquisição de peças etc. deverá constar o nome do pesquisador e o no chapa do veículo abastecido.

4.4- Não serão aceitos documentos que apresentem alterações, emendas ou rasuras que lhes prejudiquem a clareza.

4.5- Os documentos ORIGINAIS comprovantes das despesas deverão apresentar, obrigatoriamente, declaração expressa de responsável pelo auxílio, atestando e recebimento do material ou a prestação de serviço.

4.6- Somente será admitido, como comprovante de despesa, o que estiver dentro do prazo estabelecido no Termo de Outorga.

4.7- Em qualquer documento comprobatório deverá constar, obrigatoriamente, a descrição da despesa. Os tíquetes de caixa ou similares, eventualmente anexados, deverão ser acompanhados de identificação da despesa.

4.7.1-
Os comprovantes originais de despesa que se apresentem sem condições de leitura deverão ser acompanhados de esclarecimentos na folha em que estejam colados.

4.8- Para comprovação de equipamentos e/ou material permanente, será obrigatória a apresentação de Nota Fiscal discriminativa, específica do material adquirido.

4.9- Os microfilmes serão considerados material permanente quando isto for determinado no Termo de Outorga, tendo em vista a natureza da pesquisa.

4.10- A comprovação de aquisição de MATERIAL PERMANENTE USADO será feita mediante recibo contendo descrição do material, nome e endereço do vendedor (legível) - vide MODELO VII.

4.11- Na comprovação de despesas com SERVIÇOS DE TERCEIROS, serão incluídas as despesas com pagamento a pessoas jurídicas ou físicas, por serviços prestados, tais como: consertos, alojamentos, reparos, etc. Tratando-se de prestação de serviços, o Outorgado deverá, sempre que possível, utilizar-se de firmas estabelecidas, das quais exigirá a Nota Fiscal respectiva. Porém, em se tratando de serviços prestados por autônomos, o Outorgado exigirá recibo com nome e endereço do executor da tarefa - MODELO IV.

4.11.1-
Os recibos ou documentos passados por terceiros (serviços prestados) não poderão ser EMITIDOS EM PAPÉIS TIMBRADOS ou outros impressos da instituição a qual esteja vinculado o Outorgado;

4.11.2-
Nas Notas Fiscais emitidas por hotéis ou restaurantes, poderão ser incluídas pelos emitentes despesas chamadas "serviços", até o limite máximo, de 10% do valor total da despesa.

5 - Da Importação

5.1- A prestação de contas de importação deverá ser apresentadas em separado, embora seus totais sejam incluídos e classificados no Balancete da prestação de contas (MODELO II).


5.2-
Os documentos integrantes da prestação de contas de material importado serão os mesmos constantes das normas baixadas pelo CNPq, nos termos da Lei-Federal no 8010, de 29.03.90 (D.O. de 02.04.90).


5.3-
Na aquisição de material utilizando o sistema de "BÔNUS", a prestação de contas deverá ser acompanhada de relação de todo o material, bem como da fatura da aquisição dos referidos "BÔNUS", de modo a conciliar com o Balancete (MODELO II).

6 - Das Diárias

6.1- O auxílio concedido para diárias deverá ser comprovado mediante a apresentação de relatórios de viagem, do qual deve constar data de saída e chegada à origem do Outorgado, perfazendo, no mínimo, o número de diárias recebidas, acompanhado de comprovante de sua permanência (MODELO VI).


6.2-
No caso de concessão de auxílio para pesquisa de campo envolvendo estagiários, a prestação de contas deve ser feita mediante a anexação de roteiro de viagem que comprove o deslocamento do Outorgado e, se for o caso, recebidos passados individualmente pelos estagiários, visados pelo Outorgado - (MODELO VI).

6.3- As diárias concedidas para despesas com vinda de professores visitantes deverão ser comprovadas na forma do MODELO V.

6.4- A prestação de contas das despesas com diárias no EXTERIOR deverá ser instruída com o documento emitido pela rede autorizada a realizar operação de câmbio, acompanhada de roteiro de viagem, anexando qualquer documento hábil que comprove sua permanência fora do país e/ou participação no evento;

6.4.1-
O número de DIÁRIAS AUTORIZADAS não pode ser excedido, mesmo que haja

7 - Do material permanente

7.1- O outorgado deverá considerar MATERIAL PERMANENTE, aquele que, em razão de sua utilização, não perde a sua identidade física e constitui meio para a produção de outros bens e serviços.

7.2- Ainda na classificação de MATERIAL PERMANENTE, inclui-se o produto resultante de construção, reconstrução, montagem, modificação de máquina, aparelho, dispositivo, protótipo, etc. Neste caso, a prestação de contas deverá ser acompanhada de relação descriminativa de todo material de consumo porventura utilizado, da mesma forma que deve CONSTAR O CUSTO COM A MÃO-DE-OBRA UTILIZADA;

7.2.1-
O BEM RESULTANTE deve ser identificado com denominação simples e sintetizada, para efeiro de controle pela FAPERJ.

7.3- As alterações que se façam necessárias ao desenvolvimento dos projetos, respeitando o objetivo do projeto aprovado pela FAPERJ, deverão ser justificados quando da apresentação da prestação de contas.

8 - Disposições gerais

8.1- É permitido o remanejamento das DESPESAS CORRENTES, desde que não implique em AUMENTO DE DESPESAS LIMITADAS PREVIAMENTE.

8.2-
O remanejamento das DESPESAS DE CAPITAL relativas a EQUIPAMENTOS DE VALOR SIGNIFICATIVO, SÓ SERÁ PERMITIDO COM AUTORIZAÇÃO PRÉVIA DA DIRETORIA.

9 - Ao Outorgado é expressamente vedado:

- deixar de prestar contas;
- tranferir verbas ou saldo de um processo para outro, mesmo que o Outorgado seja beneficiário de mais de um auxílio em curso, e ainda que se trate de projeto em continuidade;
- modificar, sem prévia autorização da FAPERJ, qualquer discriminação constante do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio;
- apresentar prestação de contas que não se enquadrem nestas Instruções;
- apresentar documentos de despesas efetuadas anteriormente a aprovação do auxílio.

10 - Considerações finais

10.1- No caso de EXTRAVIO DE CANHOTO DE PASSAGENS utilizadas nas viagens, o OUTORGADO COMPROMETE-SE A RESTITUIR a importância equivalente ao(s) comprovante(s) não apresentado(s).

10.2- Despesas com combustível, óleo lubrificante, etc., serão considerados como despesas de transporte.

10.3- À FAPERJ, ouvida a AUDITORIA INTERNA, é facultado glosar as despesas cujos comprovantes não atendam às determinações contantes das presentes INSTRUÇÕES.

10.4- Se o RELATÓRIO CIENTÍFICO for encaminhado na mesma ocasião, isto deverá ser feito, separadamente, ou seja, NÃO SERÁ INCLUÍDO NO OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS.

Download para os modelos

Formulários:

 

Modelo I - Ofício de encaminhamento à Faperj da prestação de contas de auxílio à pesquisa


Modelo II - Balancete de prestação de contas

 

Modelo III - Relação dos documentos comprobatórios das despesas realizadas

 

Modelo IV - Termo de transferência e entrega de bens 

 

Modelo V - Recibo de colaborador eventual

 

Modelo VI - Relatório de viagem

 

Modelo VII - Recibo de diárias de professor visitante e de terceiros

 

Modelo VIII - Recibo de aquisição de equipamento/material permanente usado, de propriedade de pessoa física

 

Tire suas dúvidas na execução e na elaboração da prestação de contas:

FAQ sobre dúvidas na execução e na elaboração da prestação de contas (VERSÃO DOC)

FAQ sobre dúvidas na execução e na elaboração da prestação de contas (VERSÃO PDF)

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