Prestação de contas: novos procedimentos completam um mês com balanço positivo

Os novos procedimentos para a prestação de contas de todos os contemplados nas diversas linhas de fomento da Fundação – destinadas a pesquisadores, empreendedores individuais, inventores independentes e microempresários – completam um mês no final desta semana, com um balanço positivo. Desde o dia em que as mudanças entraram em vigor, 1º de outubro de 2015, não há mais o agendamento, por telefone, e nem o atendimento presencial na Auditoria Interna, onde a prestação de contas dos recursos recebidos era examinada previamente. Desde então, o agendamento e o exame prévio da prestação de contas estão cancelados. Para maior flexibilidade e conforto, os documentos relativos à prestação devem ser entregues diretamente no Protocolo da Fundação, em horário escolhido pelos contemplados ou por seus portadores, entre 10h e 16h.

Acompanhando os novos procedimentos para a prestação de contas, houve a criação da Central de Atendimento, para estabelecer um canal de comunicação exclusivo com a “clientela” da FAPERJ. Os atendentes estão à disposição dos interessados para esclarecer dúvidas, prestar informações, como também, receber solicitações submetidas à FAPERJ mediante a utilização dos novos formulários disponíveis no site da Fundação, de segunda a sexta, das 10h às 16h, pelo e-mail central.atendimento@faperj.br e pelo telefone: (21) 2333-2001.

Segundo a chefe da Auditoria Interna da Fundação, Dayse do Espírito Santo Pinto, houve um empenho no sentido de uniformizar os procedimentos de prestação de contas para que as mudanças fossem implementadas com segurança. “Hoje, contamos com instrumentos que respondem à grande parte das perguntas realizadas pelos contemplados, como a reformulação das Instruções para Concessão e Utilização de Auxílios e Bolsas e das Instruções para Prestação de Contas; a disponibilização do tutorial Como elaborar a Prestação de Contas de forma bem detalhada, com apresentação de ilustrações dos procedimentos; e do item Dúvidas Frequentes mais aprimorado, contemplando respostas que abordam situações habituais ocorridas na execução do projeto e na fase da prestação de contas”, disse. “Destaco também que foi muito benéfico para o outorgado a liberdade de escolha sobre o dia de entrega da prestação de contas, desde que respeitado o prazo, sem ter dia e horário determinados para submissão da documentação, que ainda era para uma análise prévia. Estamos conquistando melhorias internas e externas na prestação de serviços da FAPERJ”, completou.

“Completando um mês da mudança, os outorgados estão de parabéns, tendo em vista que as prestações de contas recebidas no setor de Protocolo da FAPERJ estão com a documentação organizada de forma satisfatória, como dispõe o Tutorial Como elaborar a Prestação de Contas, e foi percebida a preocupação e responsabilidade do outorgado em apresentar a sua documentação da forma correta. Recebemos as Prestações de Contas com os formulários, referentes aos modelos FAPERJ, já emitidos a partir do Editor de formulários, que foi bem aceito no que diz respeito a sua praticidade”, disse Dayse. Ela lembra que é muito importante que os usuários, outorgados ou os que pretendam submeter projetos para concessão de recursos leiam as novas Instruções para Concessão e Utilização de Auxílios e Bolsas, como as Instruções para Prestação de Contas, antes da submissão das suas propostas e também antes do início da execução dos seus projetos. “É imprescindível que o próprio outorgado seja o executor do projeto, sempre. É fundamental não delegar a outra pessoa essa responsabilidade, pois além desse procedimento ser vedado, qualquer irregularidade observada na análise da prestação de contas recairá sobre o outorgado, tendo em vista que ele é o responsável pela execução”, ressaltou.

Outro ponto positivo foi a criação da Central de Atendimento, que vem permitindo que a FAPERJ atenda seus outorgados de forma mais ágil. De acordo com o responsável pela  Central de Atendimento, Claudio Coutinho, os pesquisadores e empreendedores têm respondido de forma muito satisfatória à criação desse canal de atendimento exclusivo. “Recebemos diversos e-mails agradecendo a celeridade e a precisão das respostas. Temos observado um decréscimo quantitativo no recebimento de dúvidas, bem como um acréscimo qualitativo nas questões enviadas. Isso se deve à clareza das novas informações sobre prestação de contas disponibilizadas no site da FAPERJ”, disse. Ele destacou ainda que a Central de Atendimento tem o objetivo de atender quaisquer dúvidas dos “clientes” da Fundação. “Temos mantido um tempo médio de resposta de 24 horas para a expressiva maioria das solicitações”, apontou.

Para a chefe do Departamento de Auxílios e Bolsas (DAB), Consuelo Câmara, a decisão de concentrar as demandas em dois canais – a Central de Atendimento e o Protocolo – contribuiu para modernizar o atendimento ao público da FAPERJ. “A qualidade do serviço melhorou, tanto para os funcionários da Fundação como para a comunidade científica e tecnológica. O atendimento está fluindo melhor, com a participação ativa dos coordenadores de área. Com a reestruturação do trabalho, tanto o DAB como o Protocolo estão tendo mais tempo para olhar mais atentamente caso a caso. Por sua vez, o envio de formulários específicos auxilia a comunidade científica e tecnológica, de maneira mais simples e objetiva, nas diversas demandas inerentes à execução dos projetos e condução de seus orientandos”, ponderou.

Veja, abaixo, algumas orientações essenciais para a regularidade na execução do projeto contemplado com recursos concedidos pela FAPERJ:

- É condição para execução de qualquer despesa a previsão do item no projeto submetido à FAPERJ para concessão do auxílio e a rubrica correspondente discriminada no Termo de Outorga, no caso de Auxílio. Ou alinhamento com a finalidade e temática do projeto submetido à FAPERJ no caso de Bolsa de Bancada para Projeto, tendo em vista que o Plano de Aplicação, neste caso, é livre;
- Não deixe de considerar as vedações previstas nas instruções;
- Realize a execução de despesas para o projeto dentro do prazo determinado pela FAPERJ;
- Utilize cheques nominativos ou a função débito do cartão bancário da conta do fomento para execução de despesas (saques são vedados);
- Realize toda movimentação dos recursos a partir da conta do fomento, ou seja, não transfira os recursos para outra conta. Além disso, não realize pagamento por meio de TED ou DOC e não deposite qualquer outro valor na conta do projeto.
- Os comprovantes de despesas devem ser emitidos em nome do outorgado seguido do "/FAPERJ" e com referência ao número do processo (existem exceções para despesas que somente podem ser executadas pela Instituição);
- Para cada comprovante de despesa, o extrato bancário deverá apresentar o débito com valor e data correspondentes.

Veja mais detalhes sobre as mudanças nos documentos para Prestação de Contas:

Os documentos que compõem a Prestação de Contas, para os quais a FAPERJ disponibiliza modelos, foram reformulados e serão gerados a partir do “Editor de Formulários para Prestação de Contas”.

Além disso, mais dois modelos de documento foram criados, são eles:

• Recibo de Repasse de Valor para Doutorando do Exterior;
• Relatório de Diárias para Trabalho de Campo Coletivo.

Para que a mudança na forma de recepção das Prestações de Contas fosse possível os instrumentos que orientam os procedimentos para concessão de auxílio financeiro e bolsas, e elaboração das Prestações de Contas sofreram reformulações que descrevem conceitos de maneira uniforme e mais um documento foi criado, são eles:

• Instruções para Concessão e Utilização de Auxílios e Bolsas *
• Instruções para a Prestação de Contas *
• Como Elaborar a Prestação de Contas – novo tutorial de ajuda
  * Esses instrumentos substituem os antigos Manual de Auxílios e Bolsas e Instruções para Prestação de Contas, que deixam de ter validade.

E, em se tratando de solicitações à FAPERJ, a submissão, desde então, é feita por meio de novos formulários padronizados e disponibilizados no site da Fundação (link):

• Solicitação de retificação e reemissão do Termo de Outorga
• Solicitação de alteração de título de projeto APQ3
• Solicitação de prorrogação de prazo para execução do projeto
• Solicitação de cancelamento de Auxílio – Antes da efetivação do primeiro depósito de recursos
• Solicitação de remanejamento de valores no Plano de Aplicação do Termo de Outorga e/ou de alteração de itens do projeto
• Solicitação de cancelamento de Bolsa
• Solicitação de prorrogação de prazo para atendimento das exigências da Prestação de Contas
• Solicitação de parcelamento de débito

Destacam-se as novas possibilidades para o Outorgado, cujas regras encontram-se nas Instruções de Concessão e Utilização dos Auxílios e Bolsas e para Prestação de Contas:

• Utilização da função débito do cartão de bancário, além do cheque, para a execução financeira do projeto;
• Entrega dos anexos do Relatório Técnico por meio de CD ou pen drive;
• Aceitação de parcelamento de débitos do Outorgado com a FAPERJ.
• Diária alimentação - Para evento cujo período de realização seja inferior a 8 (oito) horas, ocorra na cidade sede do beneficiário ou em cidade contígua e não haja necessidade de pernoite, o valor de diária será apenas para despesas com alimentação, sendo limite o proporcional a até 50% do valor praticado pelo CNPq.

Vale lembrar que, desde o dia 1º de outubro, o agendamento e o exame prévio da prestação de contas estão cancelados.

Durante a fase de mudanças, a FAPERJ concedeu prazos mais extensos que os originais para a entrega da prestação de contas no Protocolo da Fundação, e o outorgado deve seguir as novas instruções e os formulários que entraram em vigor no dia 1º de outubro.

Veja, a seguir, como proceder para apresentar a prestação de contas: